Privacyverklaring Avelines – Personal Home Assistant Agency

Avelines – Personal Home Assistant Agency (hierna: “Avelines”, “wij” of “ons”) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en zorgt ervoor dat deze zorgvuldig worden verwerkt en beveiligd. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verzamelen en hoe wij hiermee omgaan.

1. Verantwoordelijke

Avelines, gevestigd te Tilburg, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens van opdrachtgevers, medewerkers en andere betrokkenen:

Opdrachtgevers

- Naam, adres en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
- Betaalgegevens en factuurgegevens
- Gegevens over de afgenomen diensten
- Correspondentie en communicatiegegevens

Medewerkers (Personal Home Assistants)

- Naam, adres en contactgegevens
- Geboortedatum en nationaliteit
- Burgerservicenummer (BSN) indien wettelijk vereist
- Kopie identiteitsbewijs (uitsluitend indien nodig voor wet- en regelgeving)
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
- Bankrekeningnummer voor salarisbetalingen
- Arbeids- en contractgegevens

Bezoekers van de website

Websitebezoekers: IP-adres, locatiegegevens, apparaat- en browsergegevens, cookies, en andere analytische gegevens.

Andere relaties (zoals leveranciers en samenwerkingspartners)

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, betalingsgegevens, factuurgegevens, en eventuele aanvullende informatie die nodig is voor de dienstverlening.

3. Doel van de verwerking

Avelines verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

- Uitvoering van overeenkomsten: Om onze diensten correct te kunnen leveren aan opdrachtgevers en om Personal home assistants in te zetten bij klanten.
- Personeels- en salarisadministratie: Voor het beheren van arbeidsovereenkomsten, salarisverwerking en personeelszaken.
- Klantenbeheer en facturatie: Voor het verwerken van betalingen en het onderhouden van klantrelaties.
- Werving en selectie: Voor het beoordelen van sollicitanten en het uitvoeren van screenings.
- Nakoming wettelijke verplichtingen: Zoals belastingwetgeving en de Wet op de identificatieplicht.
- Marketing en communicatie: Voor het versturen van nieuwsbrieven, aanbiedingen en
klanttevredenheidsonderzoeken (alleen met toestemming).
- Beveiliging en fraudepreventie: Voor het beschermen van onze diensten en gegevens tegen misbruik.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van de volgende rechtsgronden:

- De uitvoering van een overeenkomst;
- Een wettelijke verplichting;
- Gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en klantenbeheer);
- Toestemming (voor bijvoorbeeld marketingcommunicatie).
- Communicatie en klantenservice
- Screening en selectie van medewerkers (zoals het controleren van een VOG)

4. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

- Uitvoering van een overeenkomst: Voor het leveren van onze diensten en het verwerken van salarisbetalingen.
- Wettelijke verplichting: Voor belasting-, sociale zekerheids- en arbeidswetgeving.
- Toestemming: Voor marketing en promotieactiviteiten (indien van toepassing).
- Gerechtvaardigd belang: Voor bedrijfsvoering, klantenservice en fraudepreventie.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Avelines deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is, met de volgende partijen:

- Dienstverleners en leveranciers: Bijvoorbeeld een salarisadministratiekantoor of ICT-leverancier.
- Overheidsinstanties: Zoals de Belastingdienst, indien wettelijk vereist.
- Opdrachtgevers: In het geval van medewerkers die bij een opdrachtgever worden geplaatst, delen wij uitsluitend relevante gegevens zoals naam, werkervaring en referenties.
- Incassobureaus: Indien een opdrachtgever niet aan zijn betalingsverplichting voldoet.

Met derden die persoonsgegevens verwerken namens Avelines, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een zorgvuldige en veilige omgang met de gegevens.

6. Bewaartermijn van persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.

- Opdrachtgevers: Gegevens worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en maximaal 7 jaar na beëindiging (voor fiscale bewaarplicht).
- Medewerkers: Persoonsgegevens worden maximaal 2 jaar na uitdiensttreding bewaard, tenzij anders vereist door wetgeving.
- Sollicitanten: Gegevens van sollicitanten worden maximaal 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij toestemming is gegeven voor een langere periode.
- Websitebezoekers (cookies en analytische gegevens): Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Dit omvat:

- Beperkte toegang tot persoonsgegevens voor bevoegde medewerkers
- Beveiligde IT-systemen en versleuteling waar nodig
- Regelmatige beveiligingscontroles en updates

8. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:

- Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
- Recht op correctie of aanvulling te vragen als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
- Recht op verwijdering van uw gegevens te verzoeken (indien niet in strijd met wettelijke verplichtingen).
- Recht op beperking van de verwerking te vragen, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist.
- Recht op bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
- Recht op gegevensoverdracht te verzoeken (dataportabiliteit) indien van toepassing.

U kunt een verzoek indienen via info@avelines.nl. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.

9. Cookies en trackingtechnologieën

Avelines gebruikt functionele, analytische en trackingcookies om de gebruikerservaring te verbeteren en statistieken bij te houden. Cookies kunnen worden uitgeschakeld via de browserinstellingen. Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij u naar ons cookiebeleid.

10. Klachten en toezicht

Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met ons via [contactgegevens invullen]. Indien u niet tevreden bent met de afhandeling, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.

12. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: Info@avelines.nl
Telefoon: +31 6 47 80 34 00
Datum laatste wijziging: 25 februari 2025 te Tilburg